In diesem Artikel erfahren Sie, wie man E-Mails abruft. Außerdem erfahren Sie, warum das Löschen einer E-Mail möglicherweise nicht die beste Lösung ist und was Sie stattdessen tun sollten.
Wir alle hatten schon einmal das mulmige Gefühl, die falsche E-Mail an die falsche Person zu schicken und zu viel zu erzählen. Wir haben auch schon Fehler gemacht, über Tatsachen gelogen, Tippfehler und Irrtümer verschickt und sogar zu stark emotional gehandelt, ohne es zu merken. Outlook macht es einfach, eine E-Mail zurückzurufen, was eine gute Nachricht ist (und Gmail auch).
Mit MS Outlook können Sie eine E-Mail bis zu 120 Minuten nach dem Versand zurücknehmen. Stoppen Sie einfach den Versand der E-Mail und nehmen Sie sie aus dem Posteingang des Empfängers heraus. Sie können sie auch durch eine neue ersetzen, die die richtigen Details, den richtigen Ton oder den richtigen Anhang enthält. Beachten Sie jedoch, dass es einige Situationen gibt, in denen Ihre alte E-Mail nicht automatisch verschwindet.
Outlook erinnert sich an eine E-Mail, die weitergeleitet wurde
Wenn Sie eine E-Mail senden und es sich dann anders überlegen, können Sie sie in Outlook zurückholen:
- Suchen Sie den Ordner Gesendete E-Mails in der Menüleiste auf der linken Seite. Möglicherweise müssen Sie ein Dropdown-Menü öffnen, um ihn zu sehen.
- Suchen Sie nach der E-Mail, die Sie behalten möchten.
- Doppelklicken Sie auf die Nachricht, um sie in einem neuen Fenster zu öffnen. (Diese Phase bleibt stecken, wenn Sie nur einmal klicken.)
- Wählen Sie im Menü oben rechts in der Nachricht Datei > Info.
- Wählen Sie unter Nachricht erneut senden und abrufen die Option Diese Nachricht abrufen.
- Stellen Sie sicher, dass alle ungelesenen Kopien dieser Nachricht gelöscht werden.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Benachrichtigen Sie mich, wenn der Rückruf jedes Empfängers fehlschlägt oder funktioniert".
- Klicken Sie auf OK.
Ich bin jetzt fertig! Sie haben soeben die vorherige E-Mail aus dem Posteingang des Empfängers gelöscht, sofern dieser sie nicht bereits gelesen hat.
So ändern Sie eine Microsoft Outlook-Nachricht
Möglicherweise möchten Sie die unerwünschte E-Mail löschen und stattdessen eine neue Nachricht senden. Vielleicht möchten Sie auch eine Datei hinzufügen, den Ton Ihrer Nachricht ändern oder einen Fehler korrigieren. Im Folgenden finden Sie eine weitere Möglichkeit, eine Outlook-E-Mail zu schreiben:
- Suchen Sie den Ordner Gesendete Nachrichten auf der linken Seite des Bildschirms.
- Doppelklicken Sie einfach auf eine E-Mail, um sie in einem neuen Fenster zu öffnen und abzurufen.
- Wählen Sie im Menü in der oberen rechten Ecke des Nachrichtenfensters Datei > Info.
- Klicken Sie dann auf Erneut senden. Nachdem Sie Nachricht erneut senden und abrufen gewählt haben, wurde diese Nachricht erneut gesendet.
- Ändern Sie den Text der Nachricht.
- Wählen Sie im Menü Senden.
Ich bin jetzt fertig! Sie haben soeben alle ungelesenen Kopien der schlechten Nachricht gelöscht und durch eine bessere ersetzt.
Vorsicht: Ihre alten E-Mails sind möglicherweise nicht gelöscht worden
Möglicherweise löscht Outlook Ihre alten E-Mails nicht für Sie, wenn Sie sie erneut öffnen. Ihr Nachrichtenrückruf funktioniert möglicherweise aus folgenden Gründen nicht:
Die Person, die sie erhalten hat, hat sie bereits geöffnet
Wenn der oder die Empfänger die E-Mail bereits gelesen haben, kann Outlook sie nicht mehr finden. Zu diesem Zeitpunkt haben sie die E-Mail bereits gelesen, der Schaden ist also bereits angerichtet. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, erhalten Sie eine E-Mail, die Ihnen mitteilt, wer sie gelesen hat und wer nicht. Sagen Sie mir, ob der Rückruf der einzelnen Empfänger funktioniert oder nicht.
Ihre E-Mail wurde an einen anderen Ordner gesendet
Da die E-Mail-Filter der Person, an die Sie die E-Mail gesendet haben, eingehende E-Mails in verschiedene Kategorien sortieren, kann es vorkommen, dass Sie vergessen, dass Sie eine Outlook-E-Mail gesendet haben. Wenn Sie eine E-Mail beispielsweise in einem Projektordner oder im Spam-Ordner abgelegt haben, kann Outlook sie nicht finden oder löschen.
Ihre E-Mail befindet sich in einem öffentlichen Ordner
Sie werden nicht in der Lage sein, eine E-Mail abzurufen, die in einem öffentlichen Ordner gelandet ist. Dies kann passieren, wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers öffentlich ist oder wenn Ihre E-Mail aufgrund eines Filters in einem öffentlichen Ordner gelandet ist.
Die Person, die die E-Mail erhält, verwendet nicht Outlook als E-Mail-Client
Sie können jederzeit zurückgehen und E-Mails von Outlook-Konten abrufen, die Sie gesendet haben. Outlook hingegen kann eine Nachricht, die an Google Mail oder Yahoo gesendet wurde, nicht zurückholen. Wenn das Outlook-Konto des Empfängers so eingerichtet ist, dass E-Mails an einen anderen E-Mail-Client gesendet werden, können Sie sich nicht daran erinnern, dass Sie die E-Mail gesendet haben.
Was Sie tun können, wenn Sie eine E-Mail in Outlook nicht abrufen können
Wenn Sie sich aus einem der oben genannten Gründe nicht mehr an Ihre Outlook-E-Mail erinnern können, ist es am besten, eine neue E-Mail zu senden, um sich zu entschuldigen. Auch wenn diese Option nicht bei allen beliebt ist, funktioniert sie oft. Es ist einfach zu sagen, dass es Ihnen leid tut, wenn Sie einen Fehler gemacht oder vergessen haben, etwas zu senden, und die meisten Menschen werden verstehen, dass Sie auch nur ein Mensch sind.
Wenn Gefühle im Weg stehen, wird es etwas schwieriger.
Wenn Sie sich nicht an die E-Mail erinnern können, die Sie geschickt haben, aber einen George-Costanza-Moment hatten und etwas gesagt haben, das Sie wirklich nicht hätten sagen sollen, sollten Sie sich sofort entschuldigen. Selbst wenn Sie noch mit den Folgen Ihres Fehlers zu kämpfen haben, wird es Ihnen helfen, wenn Sie sich von ganzem Herzen entschuldigen.
Anstatt zu versuchen, sich an eine E-Mail zu erinnern, schalten Sie diese Sicherheit ein
Wenn Sie bereits eine schlechte oder fehlerhafte E-Mail verschickt haben, können Sie sie nur noch zurücknehmen oder sich entschuldigen. Aber Sie können in Ihrem Microsoft Outlook-Postausgang eine Verzögerung einrichten, um sicherzustellen, dass Sie nicht wieder einen kostspieligen Fehler machen. So haben Sie viel Zeit, darüber nachzudenken, ob Sie eine E-Mail senden wollen oder nicht.
Wie man Outlook anweist, eine E-Mail zurückzuhalten
Indem Sie jeder E-Mail, die Sie senden, eine Verzögerung hinzufügen, können Sie sich viel Zeit lassen, um Ihre Meinung zu ändern. Dazu müssen Sie Folgendes tun:
- Klicken Sie in der oberen linken Ecke der Registerkarte Allgemein in Microsoft Outlook auf Datei.
- Klicken Sie auf Regeln und Warnungen einrichten und ändern.
- Wählen Sie in dem sich öffnenden Feld "Neue Regel".
- Klicken Sie auf "Regel auf gesendete Nachrichten anwenden".
- Klicken Sie erneut auf Weiter, um das nächste Fenster zu überspringen, wenn Sie möchten, dass die Verzögerungsregel auf alle E-Mails angewendet wird, die Ihren Computer verlassen. (Sie können dies auch zuerst tun, wenn Sie die Verzögerung umgehen möchten).
- Klicken Sie auf Ja, um Ihre Wahl zu bestätigen.
- Markieren Sie das Kästchen neben der Anzahl der Minuten, die Sie auf die Zustellung warten möchten.
- Klicken Sie auf den Link in der Mitte des Textes unten.
- Wählen Sie aus, wie lange Sie warten möchten, nachdem Sie eine E-Mail gesendet haben. (Es sind maximal 120 Minuten möglich.)
- Im nächsten Feld können Sie Ausnahmen für die Wartezeit angeben, z. B. wenn es einen Empfänger gibt, dem Sie immer sofort antworten müssen.
- Klicken Sie auf "Weiter".
- Klicken Sie auf "Ende". Nun müssen Sie eine bestimmte Zeit warten, bevor Ihre E-Mails gesendet werden.
Durch das Hinzufügen einer Verzögerung dauert es länger, bis Ihre E-Mail-Antworten zurückkommen, was Ihre Konversationen verlangsamt. Oft dauert es 5 oder 10 Minuten, bis man sich beruhigt oder herausgefunden hat, was schief gelaufen ist. Außerdem werden viele der Personen, die Ihre E-Mail erhalten, diese bereits kennen.
Wie können Sie eine E-Mail sehen, die Sie zurückgerufen haben?
Wenn Sie den Status einer zurückgerufenen E-Mail überprüfen möchten, öffnen Sie den Ordner Gesendete Nachrichten und wählen Sie die ursprüngliche E-Mail aus, die Sie überprüfen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Verfolgung, um den aktuellen Stand des Rückrufs zu sehen.
Mit dem Tool "Gelöschte Objekte wiederherstellen" können Sie eine E-Mail überprüfen, von der Sie dachten, dass Sie sie erhalten, aber dann vergessen haben. Um nach vergessenen E-Mails zu suchen, gehen Sie zum Ordner Gelöschte Objekte und suchen Sie dort.
Wenn Sie einen Ordner "Papierkorb", aber keinen Ordner "Gelöschte Objekte" haben, können Sie keine E-Mails aus Ihrem Konto wiederherstellen.
Wie rufe ich eine E-Mail in Outlook 365 zurück?
- Gehen Sie zu der Seite mit allen von Ihnen gesendeten E-Mails und doppelklicken Sie auf die E-Mail, die Sie zurückrufen möchten.
- Klicken Sie auf der Registerkarte "Nachricht" unter "Aktionen" auf "Diese Nachricht zurückrufen".
- Microsoft 365 (oder Microsoft Exchange) zeigt Ihnen die E-Mail in einem Popup-Fenster an, damit Sie sie abrufen können.
Wie lange können Sie eine E-Mail abrufen?
Sie können eine E-Mail in Outlook bis zu 120 Minuten lang abrufen. In dieser Zeit haben die meisten Personen, an die Sie die E-Mail gesendet haben, diese bereits gelesen. Danach können Sie die E-Mail nicht mehr ändern, löschen oder zurückholen.
Warum funktioniert Outlook nicht immer, wenn es versucht, E-Mails abzurufen?
Outlook macht es einem nicht immer so leicht, eine E-Mail abzurufen, wie es vielleicht scheint. Aufgrund der Geschwindigkeit des heutigen Internets ist es wahrscheinlich, dass jemand bereits eine falsche E-Mail in seinem Posteingang hat, was zu einer Reihe von Problemen führen kann (es sei denn, Sie befinden sich in einer toten Zone). Der Versuch, eine Nachricht abzurufen, ist aus verschiedenen Gründen schwierig.
Können Sie eine E-Mail nach einer Stunde noch abrufen?
Nach einer Stunde kann eine E-Mail immer noch gefunden werden. Die Rückruf-Funktion von Outlook funktioniert, solange die Person, die die E-Mail erhalten soll, sie noch nicht geöffnet hat. Sobald die E-Mail geöffnet wird, funktioniert der Rückruf nicht mehr, Sie müssen also schnell handeln.
Weiß die Person, die die E-Mail erhalten hat, ob Outlook sie zurückgerufen hat?
Nein, die Person, die die E-Mail erhalten hat, wird nicht wissen, dass sie zurückgerufen wurde, wenn die ursprüngliche Nachricht nie geöffnet wird. Einfach ausgedrückt: Die zweite E-Mail, die Sie senden, ersetzt die erste.
Outlook merkt sich, welche Nachrichten Sie gelesen haben:
Wenn der Empfänger Ihre E-Mail öffnet, können Sie sie nicht mehr zurückholen. Die erste Rückrufnachricht verbleibt im Outlook-Postfach des Empfängers, aber die zweite Nachricht kann weiterhin gesendet und gelesen werden. Dies ist ein Grund, warum Sie schnell handeln sollten.
Andere Ordnerumleitungen:
Ihr Rückruf wird nicht erfolgreich sein, wenn Ihre erste E-Mail einen Filter ausgelöst hat und Outlook sie in einen bestimmten Ordner umgeleitet hat. Mit der Rückrufoption können Sie nur E-Mails ändern, die sich noch in Ihrem Posteingang befinden. Die erste Nachricht verschwindet nicht, wenn sie an einem anderen Ort wartet.
Versuchen Sie es stattdessen mit dem E-Mail-Speicher:
Die Funktion zum Abrufen von Nachrichten in Outlook ist nicht perfekt und bietet viel Raum für Verbesserungen. Wenn Sie Ihre E-Mails nicht abrufen können, machen Sie sich keine Sorgen. Sie haben einige andere Möglichkeiten. Schauen wir uns ein paar davon an.
Senden Sie eine E-Mail, um sich zu entschuldigen
Wir alle machen manchmal Fehler, deshalb sollten Sie Ihre E-Mails immer zweimal überprüfen, um sicherzustellen, dass sie an die richtige Person gehen.
Wenn Sie versehentlich eine falsche E-Mail an die falsche Person geschickt haben, entschuldigen Sie sich am besten einfach bei der richtigen Person. Eine ehrliche Entschuldigung tut nie weh und verschafft der anderen Person mehr Respekt und Vertrauen.
Wenn eine wichtige E-Mail angehängt war, z. B. eine andere E-Mail, schreiben Sie einfach eine kurze E-Mail, um sich zu entschuldigen, zu erklären, was schief gelaufen ist, und bitten Sie die Person, die E-Mail zu löschen.
Verzögerung und Rückruf bei einer Outlook-E-Mail
Wenn Sie eine Verzögerung hinzufügen, werden Ihre E-Mails nicht sofort versendet. Sie sollten eine Verzögerung für Ihre E-Mails einrichten, wenn Sie häufig darauf antworten, vertrauliche Informationen senden oder sich einfach nicht trauen.
In den folgenden Anweisungen finden Sie Hilfe beim Einrichten von Verzögerungen für Ihre ausgehenden E-Mails.
Schritt 1: Klicken Sie in der oberen linken Ecke von Outlook auf Datei.
Schritt 2: Wählen Sie im Menü die Option "Regeln und Warnungen verwalten".
Schritt 3: Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie verschiedene Regeln festlegen können. Wählen Sie die Option "Neue Regel".
Schritt 4: Ein neues Fenster wird über dem alten Fenster geöffnet. Es enthält eine Liste von Optionen in verschiedenen Gruppen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden".
Klicken Sie auf Weiter, um auf die nächste Seite zu gelangen.
Schritt 5: In dem neuen Fenster können Sie aus einer Reihe von Bedingungen wählen. Klicken Sie einfach auf Weiter, da Sie im Moment noch keine Bedingungen auswählen müssen. Es erscheint ein Fenster mit der Frage "Ja", klicken Sie zur Sicherheit auf Ja. Nachher,
Die Zustellung um eine bestimmte Anzahl von Minuten verzögern sollte eine Option sein. Aktivieren Sie dazu das Kästchen rechts daneben.
Um fortzufahren, klicken Sie auf den Link in der Mitte des Satzes.
Legen Sie fest, wie viel Zeit nach dem Versenden der E-Mail vergehen soll.
Schritt 6: Wenn Sie auf "Weiter" klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ausnahmen zu Ihrem Regelsatz hinzufügen können. Wir hatten keine, aber Sie können sich die Optionen ansehen und eine auswählen, die Ihnen helfen könnte. Wenn nicht, drücken Sie auf "Weiter", um zu der Seite zu gelangen, auf der Sie den Vorgang abschließen können.
Schritt 7: In diesem Fenster können Sie Ihrer Regel einen Namen geben und noch ein paar letzte Änderungen vornehmen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen. Ihre Regel wird nun gespeichert und aktiviert.
